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Info

präsentiert den Statistik-Manager zur Beleglosen Statistik-Meldung der Berufsschulen in Mecklenburg-Vorpommern:

StaMa MV BS V.1.3. (2004)

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Autor:
L. Drews

Kontakt:
lern-soft-projekt
Luise-Otto-Peters-Ring 25
   D-18069 Rostock

EMail:
 drews@lern-soft-projekt.de

Internet:
 www.lern-soft-projekt.de

copyright: (c,p) 2001-2004 lsp: dre; alle Rechte bei L. Drews


Inhalt

Programm-Informationen und copyright

System-Voraussetzungen

Erste Schritte

Installation
Programm-Start
Einstellungen
Notwendige Einstellungen
Lizenz-Daten
Programm-Einstellungen
Modul-Daten

Arbeiten mit dem Programm

Arbeitsweise des Programms
Schaltfläche: Speichern aussetzen
Grundsätze des Programms im Umgang mit einer Statistik-Datenbank
Plausi's
Fehler-Meldungen

Arbeiten mit einer vorhandenen Statistik-Datenbank aus einem Schulverwaltungs-Programm
Vorbereitungen
eigentliches Lesen und Prüfen
Arbeiten mit Dateien von Schulverwaltungs-Programmen

Erstellen einer neuen Statistik-Datenbank

Vorbereitungen
eigentliches Erstellen und Korrigieren

Exportieren der Statistik-Datenbank für das Statistische Landesamt

Exportieren der Statistik-Datenbank

Arbeiten mit der Statistik-Datenbank aus dem letzen Jahr (2003)
Vorbereitungen
Übernahme der Lehrer-Tabellen

Zum Auseinandersetzen mit dem Sachverhalt "Beleglose Statistik-Meldung der Berufsschulen in MV" empfehle ich die dem Programm beiliegende PDF-Datei "Erstellen einer Statistik-Datenbank". Sie beschreibt die Zusammenhänge und viele Funktionen des Programms.


System-Voraussetzungen

WINDOWS 9x / 2000 / XP

3 MB Platz auf der Festplatte
SVGA-Graphikkarte (Einstellung auf mind. 800 x 600 Pixel empfohlen, besser 1024 x 768 od. mehr)

(läuft/lief auch auf 486er mit 33 MHz; 8MB Hauptspeicher; VGA (640 x 480 Pixel) unter WINDOWS 95)


Installation

Die Installation des Programm erfolgt über die Setup-Datei. Im konkreten Fall heißt die Datei "StaMaMVBS-Setup.EXE". Sie enthält in komprimierter Form das Installationsprogramm und alle notwendigen Dateien des eigentlichen Programms. Nach dem Start (Doppelklick od. über "Start" "Ausführen ...") werden Sie von einem Assistenten durch die Installation geführt. Normalerweise brauchen Sie alle Schritte nur mit "ENTER" zu bestätigen und die Lizenzbedingungen annehmen. Das Programm wird dann standardmäßig installiert. Wenn Sie einen anderen Ort (auf einer anderen Festplatte, im Netz oder ein anderes Verzeichnis) für das Programm wünschen, dann können Sie dies im Verlauf der Installation frei vorgeben.
Nach der Installation können Sie das Programm sofort benutzen. Es werden keine Einträge in der Registry vorgenommen. Lediglich im Start-Menü finden Sie einen neuen Eintrag zum Starten des Programms.


Deinstallation

Zur Deinstallation des Programms benutzen Sie bitte die Deinstallationsroutine aus dem Start-Menü bzw. aus den "Systemeinstellungen" "Software". Es werden nur die gelieferten Dateien entfernt. Alle Ihre Daten-Dateien und Einstellungen bleiben erhalten.
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir aber eine vorherige Sicherung der Daten.


Programm-Start

Der Start des Programm erfolgt am Einfachsten über das "Start"-Menü. Dort befindet sich im Bereich "Programme" unter "lern-soft-projekt" der Eintrag "Sta Ma MV BS (2004)" zum Starten des Programms.

!!! Beachten Sie bitte, dass vor der ersten Dateneingabe unbedingt einige Einstellungen zu tätigen sind, damit das Programm wunschgemäß funktioniert!


Notwendige Einstellungen

Im System-Menü unter dem Menü-Punkt "Einstellungen" finden Sie zwei Bereiche zum Anpassen des Programm an Ihre speziellen Gegebenheiten.
Bei den "Lizenzdaten" machen Sie eine eventuelle Testversion zur Schulversion. Erst in dieser Version können Sie alle Statistik-Tabellen sehen und alle Programm-Funktionen nutzen. Die Test-/Demo-Version dient zum Ausprobieren.
Alle lokalen Anpassungen (z.B.: das Daten-Basisverzeichnis und bestimmte Optionen) werden bei "Programm-Einstellungen" vorgenommen. Sie gelten nur für diesen Rechner (konkret nur für das Programm in diesem Ordner!).


Lizenz-Daten

Die Lizenzdaten werden bei erworbener Schullizenz in schriftlicher Form mitgeteilt. Diese Daten (Texte und Zahlen) müssen fehlerfrei in den Lizenz-Dialog eingetragen werden. Nach dem "übernehmen" werden die Daten geprüft. Die Lizenz wird aber erst nach dem Beenden des Programms und einem erneuten Start wirksam.
Die Lizenzdaten sind in der Datei "LIZENZ.DAT" gespeichert. Um anderen Nutzern die Eingabe dieser Daten zu ersparen können Sie innerhalb einer Dienststelle diese Datei natürlich beliebig kopieren.
Sollten Sie einmal versehentlich die Lizenzdaten löschen oder nicht dabei haben, dann können Sie nur mit dem Programm als Demo- / Test-Version arbeiten. Ihre Daten sind davon unberührt. Sie bleiben originalgetreu erhalten. Nur bei ausgewählten Tabellen (Satzarten, Dateien) ist ein Betrachten und Bearbeiten möglich.
Nach dem Einstellen der Lizenzdaten sollten Sie unbedingt auch die Programm-Einstellungen vornehmen bzw. noch einmal überprüfen.

Bitte beachten Sie, dass Sie gegen die Lizenz-Bedingungen für dieses Programm verstoßen, wenn Sie anderen als dem Dienststellen-Personal (Schulleitung, Sekretariat und Lehrer) die Lizenzdaten für eine Nutzung zur Verfügung stellen.
Die Weitergabe des Programms ohne die Datei "LIZENZ.DAT" ist möglich (Programm ist dann automatisch eine Testversion) und ausdrücklich erwünscht.


Programm-Einstellungen

Mit den Programm-Einstellungen legen Sie Ihre lokalen Präferenzen fest. Sie gelten nur für die Programm-Datei im gleichen Ordner.
Besonders wichtig ist die sofortige Einstellung der Dienststellennummer und des Daten-Basisverzeichnisses. Die anderen Optionen sind mehr Geschmackssache und erst einmal nebensächlich.
Die Dienststellennummer bestimmt den Ordner (das Verzeichnis) in dem sich die Statistik-Dateien befinden. Eine Änderung der Dienststellennummer bewirkt das Benutzen eines neuen Ordners mit neuen - eventuell leeren - Statistik-Dateien. Die Dienststellennummer bestimmt auch die Namensgebung vieler Statistik-Dateien und in einigen Fällen wird die Nummer auch innerhalb der Datei eingetragen.
Das Daten-Basisverzeichnis legt den Ort der gesamten Statistik-Datenbank (ab dem Dienststellen-Ordner) fest.
Veränderungen an den Programm-Einstellungen werden sofort nach der Bestätigung gültig. D.h. z.B. wenn eine Datei aus der Datenbank "24030" eingelesen worden ist und Sie nun die Dienststellennummer auf "30000" setzen, dann wird die aktuelle Datei in die Datenbank "30000" gespeichert (- und nicht zurück nach "24030")

Beispiel:
Dienststellennummer: 24030
Programm-Verzeichnis: C:\Programme\lern-soft-projekt\StaMa MV BS 2004

Ihr Schulverwaltungsprogramm hat oder Sie haben die Statistik-Daten in den Ordner "C:\Eigene Dateien" exportiert / kopiert. Hier müsste nun ein Unterordner "24030" mit weiteren Unterordnern und Dateien existieren. In diesem Fall wäre "C:\Eigene Dateien" Ihr Daten-Basisverzeichnis.
Kopieren Sie die Daten zur Sicherheit oder zum Bearbeiten in einen anderen Ordner - z.B. in das Programm-Verzeichnis (z.B.: C:\Programme\StaMaMVBS), dann gäbe es dort den Ordner "24030". In diesem Fall wäre    C:\Programme\StaMa MV BS 2004    auch gleichzeitig das Daten-Basisverzeichnis.

weitere Programmoptionen:

Dateizugriff	[Nur lesen]
vorhandene Dateien werden nur gelesen; Änderungen werden NICHT gespeichert; auch neu eingegebene Tabellen, Daten, Klassen usw. werden NICHT gespeichert
Dateizugriff	[Lesen und Schreiben]
alle Tabellen, Satzarten, Daten usw. werden auch gespeichert (dies passiert bei Wechsel der Tabellen / Satzarten; der Klassen, bei "Datei" "aktuelle Datei speichern"); Änderungen jeglicher Art werden ohne Prüfung übernommen

Ab der Version für das Jahr 2004 läßt sich der Speichervorgang für eine einzelne Tabelle einmalig verhindern. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche "Speichern aussetzen" in der Symbolleiste.

Nur Zeilen speichern, die Daten enthalten	[ein / ausgewählt]
in Tabellen, die datenleere Zeilen enthalten und die nicht ausdrücklich vom Statistischen Landesamt gefordert werden, werden diese Zeilen nicht mit gespeichert; sobald irgendwelche Daten eingegeben worden, werden die Zeilen wieder mit gespeichert
Nur Zeilen speichern, die Daten enthalten	[aus / nicht ausgewählt]
alle dargestellten Zeilen werden so auch gespeichert; leere Zellen werden als leere Zeichenkette gepeichert

nur Zeilen mit Daten in voller Höhe anzeigen (andere Zeilen verkleinern)	[ein / ausgewählt]
Zeilen ohne Daten werden bei großen Tabellen / Satzarten mit verringerter Höhe dargestellt; Zeilen mit Daten werden immer in normaler Größe angezeigt; verkleinerte Zeilenhöhen lassen sich jederzeit im Bereich der Zeilenköpfe (silbergraue Zellen) mit der Maus aufziehen
nur Zeilen mit Daten in voller Höhe anzeigen (andere Zeilen verkleinern)	[aus / nicht ausgewählt]
alle Zeilen werden in normaler Höhe angezeigt; bei einigen Tabellen lassen sich die Zeilenhöhen individuell vergrößern oder verkleinern

alle Plausi-Tests protokollieren (sonst nur fehlerhafte Tests anzeigen)	[ein / ausgewählt]
in den Test-Protokollen werden alle getesteten Sachverhalte angezeigt, dazu immer das Ergebnis
alle Plausi-Tests protokollieren (sonst nur fehlerhafte Tests anzeigen)	[aus / nicht ausgewählt]
es werden nur die mit Fehlern behafteten Tests angezeigt, dadurch werden die Protokolle etwas übersichtlicher und sind auf das Wesentliche beschränkt

beim Programm-Start automatisch alte Datenbank ins BAK-Verzeichnis sichern	[ein / ausgewählt]
die gesamte Statistik-Datenbank wird vor dem ersten Lesen einer Daten-Datei in das Verzeichnis BAK (befindet sich im Programm-Verzeichnis) kopiert; im Fehlerfall finden Sie hier den letzten Datenbestand vor der aktuellen Programm-Sitzung
beim Programm-Start automatisch alte Datenbank ins BAK-Verzeichnis sichern	[aus / nicht ausgewählt]
es wird kein Backup durchgeführt

unklare Datensätze melden	[ein / ausgewählt]
beim ersten Einlesen bestimmter Tabellen / Satzarten treten manchmal Probleme bei der eindeutigen Zuordnung von Zeilen auf; die Anzahl solcher Zeilen wird extra angezeigt; meist sind dies nur datenleere oder fehlerhafte Zeilen
unklare Datensätze melden	[aus / nicht ausgewählt]
unklare Datensätze werden nicht gemeldet

bei ungeeignetem Dateizugriff / ungeeigneten Einstellungen warnen	[ein / ausgewählt]
Durch diese Option können Sie sich warnen lassen, wenn Sie z.B. den Dateizugriff auf "Nur Lesen" gesetzt haben, aber doch Änderungen in einer Tabelle vorgenommen haben. Normalerweise gehen die Änderungen im "Nur Lesen"-Modus verloren!
bei ungeeignetem Dateizugriff / ungeeigneten Einstellungen warnen	[aus / nicht ausgewählt]
Es werden keine Warnungen ausgegeben. Im "Nur Lesen"-Modus gehen gemachte Änderungen in den Tabellen verloren!

Nachfragen, ob Werte nach Berechnungen geändert werden sollen	[ein / ausgewählt]
Bei Berechnungen kann es zu Widersprüchen zwischen berechneten Wert und einem noch in der Zelle eingetragenen Wert kommen. Bei eingeschalteter Option wird ein Nachfrage-Dialog angezeigt, der alten und neuen Wert anzeigt. Sie können dann entscheiden welchen Wert Sie verwenden möchten. (Prüfen Sie ev. nachträglich die Gültigkeit der Werte noch einmal mit der Plausi.)
Nachfragen, ob Werte nach Berechnungen geändert werden sollen	[aus / nicht ausgewählt]
Die neu berechneten Werte überschreiben ohne Nachfrage die in den Zellen stehenden.


Modul-Daten

Bei Bedarf bieten wir für den Satistik-Manager auch ein Zusatz-Modul "Rechnen" an. Dieses Modul berechnet auf Wunsch / Befehl die Summen (9er-Zeilen, Schularten-Summen usw.). Da dieses Modul nicht von allen Nutzern benötigt wird, vertreiben wir es gesondert.
Die Modul-Lizenz-Daten erhalten Sie ebenfalls in schriftlicher Form und geben diese unter "Einstellungen" "Zusatzmodule" ein. Prüfen Sie die Richtigkeit der Eingabe, indem Sie das Modul mittels "Modul aktivieren" registrieren bzw. freischalten.


Arbeitsweise des Programms

Beim Programm-Start liest das Programm seine Einstellungsdateien und wertet sie entsprechend aus. Hier entscheidet sich, ob die Sitzung im Demo- / Test-Modus oder im Voll-Lizenz-Modus abläuft. Im Demo- / Test-Modus können Sie nur ausgewählte Daten (Tabellen / Satzarten) sehen und bearbeiten. Die restlichen Daten sind nicht zugänglich und bleiben unverändert.
Ist die automatische Backup-Erstellung eingestellt, wird die gesamte Statistik-Datenbank in das BAK-Verzeichnis kopiert. Hier steht sie für einen eventuellen Fehlerfall über die aktuelle Programmsitzung heraus zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie mit der Funktion "Statistik-Datenbank exportieren ..." aus dem "Datei"-Menü eine Kopie an einem beliebigen Ort (Laufwerk / Verzeichnis) erstellen.
Über die Programm-Einstellungen sind das Daten-Basisverzeichnis und der Ordner (entspricht der Dienststellennummer) der Statistik-Datenbank festgelegt. Hieraus bzw. aus dem passenden Unterordner wird die aktuelle Daten-Datei (aktuelle Tabelle / Satzart) gelesen.
Bei jedem Wechsel eines Registerblattes (entspricht den Statistik-Bögen bzw. den Tabellen / Satzarten) oder der Auswahl einer Klasse werden bei eingeschalteten Schreib-Zugriff die aktuellen Daten gespeichert und die neuen Daten gelesen. Ein zwischenzeitliches Speichern ist auch über das System-Menü ("Datei" "aktuelle Datei speichern") oder die "Speichern"-Schaltfläche in der Symbol-Leiste möglich.
Bei massiven Fehlern sollten Sie sofort das Programm verlassen und die aktuelle Datei dann NICHT speichern.
Ab der Version für das Jahr 2004 läßt sich der Speichervorgang für eine einzelne Tabelle einmalig verhindern. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche "Speichern aussetzen" in der Symbolleiste.
Zum Ausprobieren des Programms und zum Einarbeiten empfehle ich den Dateizugriff auf "NUR Lesen" (in den Programm-Einstellungen) zu setzen.
Die Daten der Statistik-Datenbank werden immer auf dem Farbgrund dargestellt, wie der Papierbogen gefärbt ist. Die silbergrauen Spalten- und Zeilenköpfe bzw. die dunkelgraue Lehrer- und die Klassentabelle (interne Zusatz-Informationen) gehören nicht zu den Daten der Statistik-Datenbank und werden woanders gespeichert. (Hinweis: Auf eine Verschlüsselung der Datei mit der Lehrer-Identifikation wurde verzichtet, da sie keine schützenswerten personenbezogenen Daten enthalten.
Veränderungen an den Programm-Einstellungen werden sofort nach der Bestätigung gültig. D.h. z.B. wenn eine Datei aus der Datenbank "24030" eingelesen worden ist und Sie nun die Dienststellennummer auf "30000" setzen, dann wird die aktuelle Datei in die Datenbank "30000" gespeichert (- und nicht zurück nach "24030")


Speichern aussetzen

Durch Betätigen der Schaltfläche "Speichern aussetzen" wir einmalig kein Speichern durchgeführt. Dies soll einen schnelleren Fehlerabbruch bei einer irrtümlich (od.ä.) geänderten Tabelle ermöglichen.
Nach dem Wechsel zu einer anderen Tabelle wird das Speichern automatisch wieder freigegeben.
Achtung: Die Schaltfläche wird nur angezeigt, wenn unter den Programm-Einstellungen der Dateizugriff auf "LESEN und SCHREIBEN" gesetzt ist!

Das Speichern von Tabellen läßt auch dauerhaft bei den Programm-Einstellungen vornehmen (Dateizugriff: NUR Lesen):


Grundsätze

Grundsätze des Programms im Umgang mit einer Statistik-Datenbank

Übergreifendes Ziel dieses Programms ist die Lieferung exakter, forderungsgemäßer Daten für die Beleglose Statistik der Berufsschulen.
Diesem Grundsatz folgend werden nur in ganz seltenen Fällen die Daten angepasst. Z.B. passiert dies, wenn bestimmte geforderte Zeilen nicht enthalten waren bzw. zu nullende Zellen leer waren.
Mit dem Programm soll zwar die Möglichkeit bestehen, die notwendigen Dateien für die Beleglose Statistik auch zu erstellen, man sollte dies aber möglichst ev. vorhandenen Schulverwaltungs-Programmen überlassen.
In diesem Programm können Sie die gelieferten Daten betrachten, prüfen und gegebenenfalls auch korrigieren.
Bitte bedenken Sie, dass ein Computer-Programm nie die sachliche bzw. inhaltliche Richtigkeit prüfen kann. Dies unterliegt weiterhin Ihrer Verantwortung. Das Programm prüft lediglich die rechnerische Richtigkeit der von Ihnen vorgegebenen Daten bzw. die Vollständigkeit entsprechend den Forderungen.
Da die Daten fast immer sofort gespeichert werden, sollten Sie sicherheitshalber immer mit einer Kopie Ihrer Statistik-Datenbank arbeiten. Für die Datensicherheit ist vorrangig der Nutzer verantwortlich.


Plausi's

Plausi's - richtig ausgesprochen Plausibilitätstests - dienen einer Prüfung Ihrer Daten. Da die im Programm durchgeführten Tests nur die Spitze des Eisberges darstellen, bleibe ich bei der verniedlichenden Bezeichnung "Plausi".
Die meisten Plausi's testen nur die Integrität der aktuellen Tabelle. Es wird in den normalen Plausi's also nicht getestet, ob z.B. in allen Tabellen die gleiche Gesamtschülerzahl für die Schule oder eine Klasse herauskommt. Eine Ausnahme ist der Fußnoten-Test, der genau diese gemeinsamen Werte einer Klasse über die Tabellen hinweg testet.
Zu den Einzel-Tests wird jeweils eine kurze Beschreibung angegeben und das gefundene Ergebnis angezeigt. Rot bedeutet "Test nicht bestanden", grün entsprechend "bestanden". Die sehr seltenen "Warnungen" (bei unsicheren Ergebnissen oder Situationen) erscheinen violett.
Die Einzel-Tests haben nichts bzw. nur wenig mit den Überprüfungen usw. des Statistischen Landesamtes gemein. Sie entstammen nur meinem Kenntnisstand und meinem Verständnis der Daten. Sollten hier Diskrepanzen auftreten, dann würde ich mich über entsprechende Zuarbeiten sehr freuen.


Fehler-Meldungen

Besondere Fehlermeldungen können auftreten, wenn bestimmte Dateien fehlen oder ein Zugriff auf diese nicht möglich ist.

Fehlende Dateien müssen Sie in das Programm-Verzeichnis kopieren.
Zugriffsberechtigungen müssen Sie mit Ihrem Administrator klären bzw. alle Dateien in ein anderes Verzeichnis oder Laufwerk kopieren.


Reaktivierung der Backup-Daten

Sollte es in der aktuellen Sitzung am Statistik-Manager zu gravierenden Fehlern oder Problemen kommen, dann bewahren Sie zu allererst Ruhe. Überlegen Sie sich, ob Sie den Fehler schon dadurch ausmerzen, dass die aktuelle Tabelle nicht gespeichert wird. Gehen Sie dazu einfach auf "Beenden" und verlassen Sie das Programm ohne zu speichern!
Ab der Version für das Jahr 2004 läßt sich der Speichervorgang für eine einzelne Tabelle einmalig verhindern. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche "Speichern aussetzen" in der Symbolleiste.
Ist das Problem größer, dann können Sie eventuell auf die beim Programm-Start automatisch angelegte Backup-Kopie der Statistik-Datenbank zurück greifen. Kopieren Sie einfach die fehlerhaften Dateien in die aktuelle Statistik-Datenbank (bzw. in das aktuelle Daten-Basisverzeichnis + Bogenname).
Ganz große Unfälle können Sie ausgleichen, indem Sie die gesamte Backup-Datenbank in das gültige Daten-Basisverzeichnis kopieren. Die restlichen Dateien aus dem BAK-Verzeichnis (Lehrer.CSV usw.) gehören ins Programm-Verzeichnis.
(Beachten Sie bitte, dass u.U. auch noch inzwischen ungültige Lehrer-Tabellen (?????05.CSV und ?????06.CSV) im Backup liegen können. Diese müssen Sie dann manuell aus der gültigen Statistik-Datenbank entfernen.


Vorbereitungen

Zuerst prüfen Sie bitte, ob die für Sie zutreffenden Lizenzdaten eingestellt worden. Als nächstes kontrollieren Sie die eingestellte Dienststellennummer bei den Programm-Einstellungen. Außerdem sollte der "Datei-Zugriff" auf "Nur LESEN" gesetzt sein.
Beenden Sie zwischenzeitlich das Programm.
Ich empfehle Ihnen, sich die (vom Schulverwaltungs-Programm) exportierte Statistik-Datenbank (wahrscheinlich wurde sie auf Diskette gespeichert) in das Programm-Verzeichnis des Statistik-Managers zu kopieren.


eigentliches Lesen und Prüfen

Bei ordnungsgemäßer Vorbereitung werden Sie bei einem Programm-Start Zugriff auf Ihre Statistik-Datenbank haben. Sollten Sie nur ein graues Registerblatt sehen, dann befinden Sie sich auf einer Seite / in einer Tabelle, die in der Demo- / Test-Version nicht angezeigt wird. Wählen Sie einfach eine andere Seite aus. Sie können sich nach Herzenslust in den Registern bewegen. Über die Schaltflächen unter den Tabellen können Sie die aktuelle Tabelle prüfen und auch bearbeiten. Bei eingestelltem "Datei-Zugriff" auf "Nur LESEN" werden diese Änderungen nicht gespeichert.
Sollen Änderungen übernommen werden, dann müssen Sie den "Datei-Zugriff" - eventuell auch nur kurzfristig - auf "LESEN und SCHREIBEN" setzen.


Arbeiten mit Dateien von Schulverwaltungs-Programmen

Erstellen Sie einen aktuellen Report / Bericht / ... mit Ihrem Schulverwaltungs-Programm. Kopieren Sie die erzeugte Statistik-Datenbank bzw. eine alte Datenbank an eine Stelle, wo der Statistik-Manager darauf zugreifen soll (z.B. ins Programm-Verzeichnis). Für den Fehlerfall besitzen Sie dann immer noch die Original-Datenbank.
Beachten Sie, dass Änderungen in der Statistik-Datenbank nicht in Ihrem Schulverwaltungs-Programm erscheinen. Die Daten sind dort weit komplizierter gespeichert. Das Arbeiten mit dem Statistik-Manager entspricht mehr der Arbeit eines Arztes am Symptom - Sie können untersuchen und behandeln. Die eigentliche Ursache für Probleme in Ihren Daten liegt aber in Ihrem Datenbestand des Schulverwaltungs-Programm oder diesem Programm selbst. Daten, die Sie dort nicht ordnungsgemäß eingegeben haben, kann das Schulverwaltungs-Programm auch nicht ordnungsgemäß verwerten.


Vorbereitungen

Zuerst prüfen Sie bitte, ob die für Sie zutreffenden Lizenzdaten eingestellt worden. Als nächstes kontrollieren Sie die eingestellte Dienststellennummer bei den Programm-Einstellungen. Außerdem sollte der "Datei-Zugriff" auf "LESEN und SCHREIBEN" gesetzt sein.
Beenden Sie zwischenzeitlich das Programm.
Ich empfehle Ihnen, sich eine eventuell vorhandene exportierte Statistik-Datenbank in das Programm-Verzeichnis des Statistik-Managers zu kopieren.


eigentliches Erstellen und Korrigieren

Nach dem Start des Programms wird eine vorhandene Tabelle zum aktuellen Registerblatt angezeigt bzw. der Tabellenrahmen neu angelegt.
Veränderungen - und es reicht prinzipiell auch das Anklicken der Tabelle - werden in der Symbol-Leiste durch eine rote Signal-Fläche angezeigt. Nach dem Speichern oder einem Wechsel des Registers verschwindet das Signal.
In jedem Fall wird bei Wechsel zu einer anderen Tabelle (Registerwechsel) oder der Auswahl einer Klasse die aktuelle Tabelle gespeichert ("Datei-Zugriff" ist auf "LESEN und SCHREIBEN"). Das Speichern erfolgt unabhängig von den Daten-Inhalten. Es wird das gespeichert, was gerade in den Zellen steht. Wollen Sie fehlerhafte Tabellen nicht speichern, dann müssen Sie den "Datei-Zugriff" - eventuell auch nur kurzfristig - auf "Nur LESEN" setzen. Eine andere Möglichkeit ist das sofortige Beenden / Verlassen des Programms ohne zu speichern.


Exportieren der Statistik-Datenbank

Wenn alle Statistik-Tabellen Ihren Gegebenheiten entsprechen, dann müssen Sie die gesamte Statistik-Datenbank nur noch für das Statistische Landesamt auf Diskette exportieren. Einen entsprechenden Menüpunkt finden Sie im "Datei"-Menü. Hier müssen Sie nur noch das passende Laufwerk oder eventuell ein Verzeichnis (z.B. für einen EMail-Versand) angeben.


Vorbereitungen

Wenn Sie mit Ihrer alten Datenbank von 2003 (- macht in Schulen Sinn, wo sich relativ wenig ändert), dann sollten Sie unbedingt einige Sachverhalte beachten.
Kopieren Sie sich unbedingt die gesamte Datenbank (ab Verzeichnis mit Ihrer Statistik-Nummer) in ein neues Verzeichnis (z.B.: "2004").  Ab 2004 gibt z.B. bei den Lehrern eine veränderte Tabellenstruktur. Diese ist nur sinnvoll mit der Programm-Version 1.3. (2004) zu verarbeiten. Entsprechendes gilt für die alten Daten bis 2002 (Programm-Version 1.0-1.1 (2002)) bzw. die Daten für 2003 (Programm-Version 1.2. (2003)).
Der Statistik-Manager erkennt das Vorhandensein älterer Lehrer-Tabellen, zeigt einen Hinweis auf der Lehrer-Seite "Identifizierung + Tabelle 0" an und kann auf Wunsch die gesamte Struktur einmalig (je Datenbank) in die neue umwandeln. Dabei werden Tabellen umbenannt, zusammengefasst und gelöscht. Danach verschwindet der Hinweis auf der Programm-Seite "Identifizierung + Tabelle 0".


Übernahme der Lehrer-Tabellen

Die Übernahme der Lehrer-Tabellen aus dem Jahr 2003 in die neue Struktur ab 2004 ist ein einseitiges Verfahren. Ein Rückwandlung ist nicht möglich.
Der Vorgang besteht aus folgenden Einzelschritten, die in der Programm-Funktion "Überführen Lehrer-Tabellen in Version ab 2004" aus dem Menü "Tools" automatisch erledigt werden.

1. Umstellen der Tabelle 1 auf neue Struktur
2. Löschen der Tabelle 4

Da Tabellen gelöscht werden, läßt sich die alte Struktur nicht wieder rekonstruieren (also vorher lieber sichern!) noch läßt sich der Vorgang in der neuen Struktur wiederholen. Fehlermeldungen der Wandel-Funktion müssen Sie manuell korrigieren oder die Daten neu eingeben. (Bei Problemen können Sie auch versuchen, die gesicherten alten Tabellen wieder in das Lehrer-Verzeichnis zu kopieren (vorher leeren!) und bei z.B. geänderten Zugriffsrechten etc. die Wandel-Funktion erneut aufrufen.) Aktivieren Sie die Funktion niemals mehrfach - das Ergebnis ist mit Sicherheit "Datenmüll".

gilt nur für Version 1.2:

Die Übernahme der Lehrer-Tabellen aus den Jahren 2001 bis 2002 in die neue Struktur ab 2003 ist ein einseitiges Verfahren. Ein Rückwandlung ist nicht möglich.
Der Vorgang besteht aus folgenden Einzelschritten, die in der Programm-Funktion "Überführen Lehrer-Tabellen (-> 2002) in Version ab 2003" aus dem Menü "Tools" automatisch erledigt werden.

1. Löschen der Tabelle 1
2. Umbenennen Tabelle 2 in Tabelle 1
3. Umbenennen Tabelle 3 in Tabelle 2
4. Umbenennen Tabelle 4 in Tabelle 3
5. Umbenennen Tabelle 5 in Tabelle 4
6. Übernehmen der Daten aus Tabelle 6 in die erweiterte Tabelle 1
7. Löschen der Tabelle 6

Da Tabellen gelöscht werden, läßt sich die alte Struktur nicht wieder rekonstruieren (also vorher lieber sichern!) noch läßt sich der Vorgang in der neuen Struktur wiederholen. Fehlermeldungen der Wandel-Funktion müssen Sie manuell korrigieren oder die Daten neu eingeben. (Bei Problemen können Sie auch versuchen, die gesicherten alten Tabellen wieder in das Lehrer-Verzeichnis zu kopieren (vorher leeren!) und bei z.B. geänderten Zugriffsrechten etc. die Wandel-Funktion erneut aufrufen.) Aktivieren Sie die Funktion niemals mehrfach - das Ergebnis ist mit Sicherheit "Datenmüll".


Tabelle / Satzart / Daten-Datei

Die Begriffe Tabelle / Satzart / Daten-Datei sind synonym. Sie meinen eine Tabelle eines Statistik-Bogens (z.B.: "Tabelle 2: Lehrkräfte, Lehrerwochenstunden" der Schnell-Meldung). Eine Tabelle wird im Datenbank-Jargon auch als Satzart (beschreibt die Spalten) bezeichnet. Im Fall der vorgeschriebenen Form für die Statistik der Berufsschulen in Mecklenburg-Vorpommern wird jede Tabelle in einer speziellen Daten-Datei (trennzeichengetrennte Text-Datei; CSV-Datei) gespeichert.


Daten-Basisverzeichnis

Das Daten-Basisverzeichnis ist dasjenige Verzeichnis (Ordner), welches die Statistik-Datenbank in ihrer Gesamtheit beinhaltet.


Statistik-Datenbank

Unter der Statistik-Datenbank verstehe ich alle Verzeichnisse (Ordner) und Dateien entsprechend der geforderten Struktur (vom Statistischen Landesamt).
Alle Unterverzeichnisse (z.B.: SCHNELL, SCHULE, ...) und Daten-Dateien befinden sich im Schul-Verzeichnis - welches als Namen die Dienststellennummer enthält. Das Schulverzeichnis selbst befindet sich entsprechend der lokalen Programm-Einstellungen im Daten-Basisverzeichnis.